Bestuurssecretaresse

Voor de gemeente Ouder-Amstel zijn wij voor 32 tot 36 uur per week op zoek naar een Bestuurssecretaresse. Je bent onderdeel van het team Bedrijfsvoering. Ben jij die Bestuurssecretaresse die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Ga dan deze uitdaging aan!

Je plek in de organisatie
In je functie maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en samen met de strategisch financieel adviseur, strategisch communicatie adviseur en de strategisch adviseur bestuur en directie vormen jullie de afdeling bedrijfsvoering.

De ambtelijke organisatie is georganiseerd vanuit een regiemodel. Samen met de gemeenten Diemen en Uithoorn vormt Ouder-Amstel de gemeenschappelijke regeling Duo+, onze uitvoeringsorganisatie. Naast alle bedrijfsvoeringstaken heeft Ouder-Amstel de uitvoering van de dienstverlening, waaronder die van het sociaal domein en de uitvoering van het beheer en onderhoud van het openbaar gebied, ondergebracht in deze gemeenschappelijke regeling.

Je functie
Als Bestuurssecretaresse bij Gemeente Ouder-Amstel ben je de rechterhand van het bestuur. Je ondersteunt de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en afdelingshoofden in hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent een onmisbare schakel in de organisatie!
 
Enkele van je werkzaamheden zijn;

• Agendabeheer: beheren van de complexe agenda's van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris & afdelingshoofden;
• Vergaderingen: voorbereiden, plannen en notuleren van bestuursvergaderingen en andere belangrijke bijeenkomsten;
• Correspondentie: behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel schriftelijk als digitaal;
• Communicatie: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Ondersteuning: voorbereiden van presentaties, rapporten en andere documenten;
• Projecten: coördineren en ondersteunen van diverse projecten en afdelingen binnen de gemeente;
• Administratie: beheren van het digitale en fysieke archief en zorgen voor een gestructureerde administratie;
• Applicatie beheer/ondersteuning: ondersteunen van collega’s bij de applicaties ibabs, RX Enterprise (zaaksysteem) en Key 2 Financiën.

Je profiel
Voor de functie is het van belang dat je minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een relevante richting hebt (bijvoorbeeld secretariële ondersteuning) en ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
 
Daarnaast heb/ben je; 

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Discreet, nauwkeurig en goed in staat om prioriteiten te stellen;
• Proactieve en flexibele werkhouding;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Affiniteit met de publieke sector en gemeentelijke processen.
• Affiniteit met zaaksystemen en interesse in het beheren van applicaties.

Ons aanbod
De gemeente Ouder-Amstel biedt je uitdagend werk waarbij je zelfstandigheid en klantgerichtheid gewaardeerd worden. De functie is gewaardeerd op 8, minimaal € 3.113,-- en maximaal € 4383,-- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek (36 uur). Een aanloopschaal kan van toepassing zijn bij minder relevante kennis en ervaring en/of indien wij je op gaan leiden voor deze functie.  

Daarnaast ontvang je:

• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je salaris, te gebruiken voor bijvoorbeeld opleiding of extra verlof.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, reiskostenvergoeding en een uitstekende verlofregeling.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• Flexibiliteit om (deels) thuis te werken.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Een gedreven team van fijne collega’s.

Over de gemeente Ouder-Amstel
De gemeente Ouder-Amstel is een ambitieuze gemeente onder de rook van Amsterdam. Het bestaat uit de dorpen Duivendrecht en Ouderkerk aan de Amstel en het buitengebied met het buurtschap Waver. We staan voor een grote uitdaging want de gemeente Ouder-Amstel zal in de komende 10 jaar flink gaan groeien door de ontwikkeling van verschillende grote projecten (De Nieuwe Kern, Entrada en transformatiegebied Werkstad Overamstel). Dit betekent bijna een verdubbeling van ons inwoneraantal.

Als gemeente Ouder-Amstel streven we ernaar dat het beeld dat inwoners, organisaties en partners van ons hebben klopt met waar we voor staan en wat we beloven. Dit betekent dat we aandacht

hebben voor wat er leeft en speelt in de binnen- en buitenwereld en beloftes waarmaken. Ouder-Amstel is een gemeente die samenwerken hoog in het vaandel heeft staan. Dat doen we dan ook op allerlei manieren en met verschillende doelgroepen, zoals ondernemers, inwoners, buurgemeenten, veiligheidsregio, RIEC en Actiecentrum Veiligheid en Zorg.

We staan voor onze kernwaarden, die inwoners en de ambtelijke organisatie samen hebben bepaald: verbindend, uniek en divers. In de praktijk geven we die vorm door dichtbij inwoners, partners en ondernemers te staan. We geven in ons contact de voorkeur aan de warme, persoonlijke benadering boven de zakelijke benadering. Uniek en divers staat voor de verschillen in identiteit van de kernen (dorps én stedelijk) en de verschillende leefstijlen en ondernemersvormen. We zijn trots op ons unieke en diverse karakter en die trots willen we ook uitdragen.

Past dit helemaal bij jouw manier van werken? Dan verwelkomen we je graag in onze organisatie.

Interesse?
Zie jij jezelf in deze rol en ben jij klaar om bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de gemeente Ouder-Amstel? Reageer dan vóór 24 augustus 2025. De eerste gesprekken zullen dan plaatsvinden in de week van 25 t/m 29 augustus 2025. Mocht er voor 24 augustus 2025 al een geschikte kandidaat solliciteren, dan gaan wij direct in gesprek. Reageren kan via het sollicitatieformulier op www.werkenvoordeduogemeenten.nl

Meer informatie?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Michel Groeneveld, Afdelingshoofd Bedrijfsvoering of Bernadette Daniels, Bestuurssecretaresse, bereikbaar via telefoonnummer (020) 496 21 30.

• Michel Groeneveld is op vakantie van 8 t/m 28 augustus en wordt vervangen door Serge van Donkelaar (Afdelingshoofd Gebiedsontwikkeling) en Judith Gelmers (Afdelingshoofd Ruimte).
   

Voor alle functies binnen de DUO-organisaties is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. De kosten worden door ons vergoed. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie stellen we niet op prijs!